Sähköinen laskutus on pakollinen Espanjassa ja siitä on tullut erittäin luotettava kirjanpitotyökalu. Sen käyttöönotto on virstanpylväs kansalaisten hallinnollisen ja arkielämän digitalisoinnissa . Sekä ammattilaiset että yritysten omistajat muuttavat radikaalisti lähestymistapaansa liiketoimintaan näiden kirjanpitotyökalujen ansiosta.
Tässä kattavassa sähköisten rahtikirjojen oppaassa tutkimme, kuinka tämä asiakirja toimii ja on voimassa. Sen laajuus, rajoitukset ja ehdotukset riskien vähentämiseksi ja kaikenlaisten huijausten välttämiseksi. Espanjan alueella lasku on pakollinen kaikissa osapuolten välisissä kaupallisissa yhteyksissä.
Mitä tavoitteita sähköisellä laskutuksella on Espanjan talousjärjestelmässä?
Espanjan valtion digitalisaatio- ja modernisointityöllä tavoitellaan erilaisia tavoitteita. Niistä, jotka liittyvät tiukasti sähköisen laskutuksen käyttöön, luetellaan seuraavat:
- Yritys- ja itsenäiseen taloushallintaan liittyvien prosessien optimointi ja automatisointi.
- Paranna maksujen käsittelyn oikea-aikaisuutta ja tehokkuutta.
- Lisää tehokkuutta arvonlisäveron (alv) keräämisessä.
Sähköisen laskutuksen pakollisen käyttöönoton strategia liittyy paljon laajempaan ja kunnianhimoisempaan Euroopan unionin suunnitelmaan nimeltä VAT in the Digital Age (VIDA). Tämän aloitteen tavoitteena on edistää sekä sähköistä laskutusta että digitaalista raportointia kaikkialla Euroopan mantereella.
Sähköisen laskutuksen käyttöönotto Espanjassa
Erityisesti menettelyn odotetaan vakiinnuttavan kokonaan Espanjan maaperällä vuosina 2024–2025. Yksityiskohtaisista yksityiskohdista ja määräyksistä se on vahvistettu Crea y Crecen laissa, joka annettiin asianmukaisesti syyskuussa 2022.
Espanja ei ole ainoa Euroopan unionin maa, joka on menossa tähän modernisoinnin ja ajantasaistamisen suuntaan. Myös muut jäsenvaltiot, kuten Ranska ja Portugali, edistyvät paikallisten säännöstensä mukauttamisessa. Tämä on jälleen yksi osoitus EU:n yhteisestä ja kollektiivisesta pyrkimyksestä digitaalisen ja tehokkaan tulevaisuuden saavuttamiseksi kaikissa verotukseen liittyvissä asioissa.
Kenen on laadittava sähköiset laskut Espanjassa?
Tällä hetkellä kaikkien yritysten välisiä (B2B) liiketoimia tekevien ammattilaisten ja yritysten omistajien on lähetettävä sähköisiä laskuja. Tämän tarkoituksena on varmistaa, että jokainen tapahtuma täyttää vakiintuneet standardit ja esitystavat.
Toisaalta yritysten ja kuluttajien väliset (B2C) liiketoimet eivät tällä hetkellä kuulu tämän vaatimuksen piiriin. Tämä koskee myös myyntiä Espanjassa asuville yksityishenkilöille. Lisäksi yrityksiin ja ammatinharjoittajiin sovelletaan joitakin poikkeuksia. Niiden ei myöskään tarvitse lähettää sähköisiä laskuja Espanjassa seuraavissa tilanteissa:
- Liiketoimet Espanjan alueen ulkopuolella sijaitsevien tahojen kanssa.
- Kun yksinkertaistettuja laskuja laaditaan tietyin kuninkaan asetuksen 4/1619 2012 artiklassa eritellyin ehdoin. Nämä laskut ovat sallittuja hyvin erityistilanteissa ja tarjoavat vähemmän monimutkaisen vaihtoehdon tavalliselle sähköiselle laskulle.
Säännösten tarkoituksena on luoda tasapaino tehokkuuden ja käytännöllisyyden välille sekä tarve noudattaa verolainsäädännön vaatimuksia, mikä mahdollistaa jonkin verran joustavuutta sähköisen laskutuksen sääntelykehyksessä Espanjassa.
Milloin se tulee voimaan?
Täytäntöönpano alkoi kesällä 2024 , mutta velvoite astuu voimaan vasta vuonna 2025. Määräysten käyttöönotto tapahtuu asteittain ja vaiheittain yritysten liiketoiminnan volyymin perusteella. Tavoitteena on priorisoida ne, joilla on suurempi liikevaihto. Alustava täytäntöönpanosuunnitelma noudattaa seuraavia ohjeita:
Heinäkuusta 2024 alkaen yritysten, joiden vuosiliikevaihto ylittää 8 miljoonaa euroa, tulee lähettää sähköisiä laskuja.
Vuodesta 2025 alkaen velvoite laajenee koskemaan kaikkia muita yrityksiä ja ammattilaisia niiden vuosiliikevaihdosta riippumatta.
Tämän laskutusjärjestelmän käyttöönoton mahdolliset viivästykset huomioon ottaen ensimmäisen vaiheen alkamista voitaisiin lykätä vuoteen 2025 ja sitten toinen vaihe alkaa vuoden toisella puoliskolla tai jopa vuoden 2026 ensimmäisillä kuukausilla.
Järjestelmä heijastaa Espanjan hallituksen sitoutumista siirtymiseen sähköiseen laskutusjärjestelmään. Ehdotuksessa analysoidaan yritysten ja ammattilaisten toimintakykyä ennen kuin ne sitoutuvat mukauttamaan prosessejaan uuteen veronhallintamalliin.
Miten sähköinen laskutus toimii Espanjassa?
Espanjan sähköisten laskujen järjestelmä on rakentunut eri toimijoiden ympärille. Jokaisella on määritelty rooli, ja se varmistaa, että prosessi suoritetaan tehokkaasti ja säännellysti.
- Julkinen sähköinen laskutusratkaisu: Se tarjoaa Verohallinnon valvonnassa viralliset puitteet laskujen laatimiselle ja vastaanottamiselle.
- Yksityiset sähköiset laskutusalustat: Näiden alustojen on noudatettava kuninkaallisen asetuksen 1007/2023 standardeja, mikä takaa sähköisten laskujen hallinnan yhteensopivuuden ja turvallisuuden.
- Myöntäjäyritykset: Nämä ovat vastuussa sähköisten laskujen luomisesta ja lähettämisestä joko julkisen ratkaisun kautta tai käytössä olevilla yksityisillä alustoilla.
- Vastaanottavat yritykset: Ne vastaanottavat laskut ja ovat velvollisia käsittelemään ja hallinnoimaan niitä voimassa olevien määräysten mukaisesti.
Liikkeeseenlaskijat voivat valita joustavasti julkisten alustojen ja yksityisten ratkaisujen välillä . Kaikki nämä järjestelmät on suunniteltu toimimaan koordinoidusti, mikä mahdollistaa saumattoman viestinnän alustojen välillä.
Menettelyn teknisten näkökohtien lisäksi on jokaiselle sähköisen laskutusjärjestelmän osallistujalle omat velvoitteet. Sekä myöntävien että vastaanottavien yritysten on aina varmistettava voimassa olevien määräysten noudattaminen.
Mitä sääntöjä on noudatettava sähköisten laskujen laatimisessa Espanjassa?
Espanjan lainsäädäntö on varsin tarkkaa ja suoraa koskien sähköisten laskujen laatimista Espanjassa. Yleensä nämä parametrit on täytettävä:
- Yrityksen tai ammattilaisen tulee tuottaa, lähettää ja vastaanottaa sähköisiä laskuja valtuutettujen yksityisten alustojen tai AEAT-palvelun kautta.
- Jos käytetään yksityisiä alustoja, niiden on käytettävä Facturae-muotoa jokaisen laskun tarkkaan seurantaan.
- Sekä lähettäjä että vastaanottaja ovat vastuussa tallennetuista päivitetyistä tiedoista.
- Alustaen on mahdollistettava yhteenliittäminen ja yhteentoimivuus prosessin helpottamiseksi.
- Laskujen käyttöoikeus on säilytettävä 4 vuotta.
- Palveluntarjoajan on sallittava jokaisen laskun tarkastelu, lataaminen ja tulostaminen.